Tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §                                     Laatimispäivä 23.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Syste Oy (jäljempänä Syste)

Kankurinkatu 4-6, 05800 Hyvinkää

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sari Hietala

Kankurinkatu 4-6, 05800 Hyvinkää

toimisto@syste.fi

3. Rekisterin nimi

Systen yritysrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakassuhteen ylläpitämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin ja toimittajiin sekä asiakassuhteiden ylläpito. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tiedot tilatuista palveluista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitämme asiaankuuluvalla tavalla. Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteista johtuen, tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pidempään.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa valtuutetuille kolmansille osapuolille siinä määrin, kuin ne osallistuvat tässä rekisteriselosteessa mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen.

Tietoja voidaan julkaista siltä osin, kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tämän rekisteriselosteen mukaisten tarkoitusten toteuttamiseksi.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja manuaalinen aineisto suojataan asianmukaisesti. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana ja niihin on pääsy vain niiden henkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti salasanoin, palomuurein ja virustorjuntaohjelmilla. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

10. Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa henkilölle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa henkilölle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa henkilölle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.